Silos w przemyśle jest definiowany jako obiekt magazynowy służący do przechowywania materiałów, na przykład zboża. Intencja jest taka, żeby substancje nie mieszały się ze sobą, kiedy nie jest to pożądane. W organizacjach pracujących zespołowo oczekiwanie w zakresie „mieszania” zwykle jest odmienne. Najczęściej chodzi o to, aby unikać podziałów, tworzyć połączenia między częściami firmy, budować współpracę nie tylko wewnątrz zespołu, ale również pomiędzy zespołami. Bywa, że się to nie udaje i wbrew oczekiwaniom w firmie powstają oddzielne magazyny wiedzy, kompetencji i zasobów – silosy. Jak skutecznie je rozbijać?
Czym jest silos w organizacji?
Bywa, że firmie zależy na tym, aby praca była wykonywana w ramach oddzielnych, niewspółpracujących ze sobą zespołów. Zwykle jednak oczekiwanie jest dokładnie przeciwne. A zjawisko silosowości jest co najmniej niepożądane. Zgodnie z definicją Cilliersa i Greyvensteina silos w ujęciu organizacyjnym oznacza sytuację, w której określona część lub części organizacji (osoby, grupy osób, zespoły lub działy) funkcjonują w oderwaniu od pozostałych jej części („The impact of silo mentality on team identity: An organisational case study”, Journal of Industrial Psychology, 2012).
Skutki silosowości
Kiedy pracujemy oddzielnie, a nie razem, w sposób naturalny zamiera zjawisko współpracy, a wraz z nim wiele procesów pożądanych przez biznes. Komunikacja staje się trudniejsza, a konflikty coraz częstsze. Zapomnijmy wówczas o innowacyjności, wysokiej produktywności i wydajności. Ucierpią na tym klienci, którzy otrzymają produkty i usługi niższej jakości. Negatywne skutki odczują także pracownicy, wśród których będą narastać stres i frustracja, ponieważ, by dostarczać efekty pracy, osoby muszą systematycznie „załatwiać sobie na własną rękę i własnymi sposobami” potrzebne do wykonania pracy zasoby. Wpłynie to również na firmę, którą – w najgorszym scenariuszu – może dotknąć organizacyjny kryzys.
Z silosem na solo
Proces powstawania silosu jest powolny. W sposób systematyczny tworzą się trwałe schematy zachowań cementujących podziały. Oczekiwanie, że jedna osoba jest w stanie zburzyć tak wytworzony porządek, jest nierealne. Członkowie danego silosu czują się w nim bezpiecznie i świadomie lub nieświadomie dbają o to, żeby otaczający ich mur stawał się coraz trwalszy. Silosy tworzą system, są ponad jednostkami, więc burzenie ich w efekcie działań jednej osoby nie jest możliwe. Tym bardziej, że dla wielu pracowników silosy są korzystne, bo pozwalają realizować indywidualne cele.
Jak pracownicy radzą sobie z silosami?
Kiedy realizacja projektów nie idzie dobrze, a konflikty stają się coraz częstsze, pracownicy szukają rozwiązań na własny rachunek. Zaczynają wykorzystywać relacje, aby sprostać swoim obowiązkom. Utrudniona komunikacja i obniżony poziom współpracy powodują, że trzeba szukać innych możliwości radzenia sobie w pracy. W rezultacie coraz częściej stosowane są różne taktyki wpływu, niestety również te o charakterze manipulacyjnym, na przykład wymiany, apelu osobistego, czy inspiracji (Intraorganizational influence tactics: Explorations in getting one’s way, Kipnis, D., Schmidt, S. M., & Wilkinson, I. (1980)).
Praprzyczyna silosów
Kiedy spojrzymy na naukowe opracowania tematu, to znajdziemy wiele nieostrych wyjaśnień przyczyn powstawania silosów. Cilliers i Greyvenstein mówią, że powstawaniu silosów sprzyja hierarchiczna struktura w organizacji. Mohapeloa wskazuje, że silosom sprzyjają ciągłe zmiany organizacyjne (Effects of silo mentality on corporate ITC’s business model, 2017). Fenwick, Seville i Brunsdon podają całą listę dodatkowych przyczyn, jak na przykład różnice w postawach, osobowości i stylu kierowania (Reducing the Impact of Organisational Silos on Resilience: A Report on the impact of silos on resilience and how the impacts might be reduced, 2009). Istnieje jednak naczelne, bardzo konkretne i zwykle celne wyjaśnienie problemu silosowości. Przyczyną jest najczęściej brak uwspólnionych celów w organizacji, co powoduje, że zespoły, realizując rozbieżne cele, nie współpracują ze sobą i tworzą podwaliny silosowości.
Silosy w organizacji – jak sobie z nimi radzić?
1. Silosy – Diagnoza
Punktem wyjścia do walki z silosami jest zidentyfikowanie samego problemu. Dobrze jest określić, jaka jest bieżąca sytuacja. Negatywnymi sygnałami mogą być m.in. niskie tempo realizacji międzydziałowych projektów, narastające konflikty czy utrudniona komunikacja. Wtedy warto zacząć monitorować silosowość. Adekwatnym wskaźnikiem problemu jest jakość współpracy między zespołami sprawdzana na przykład w cyklach kwartalnych.
2. Silosy – Różnice między działami
Dobrą praktyką jest monitoring różnic w postrzeganiu organizacji przez tworzące ją działy. To, czym karmi się dany silos, widać w różnicach postaw. Zobaczymy, jak różni się poziom wiedzy na temat organizacji i jaka ta wiedza jest. Porównamy doświadczenia poszczególnych działów w kontakcie z organizacją, praktycznie sytuacje dotyczące stosunków pracowników z firmą. I na koniec spróbujemy przyjrzeć się towarzyszącym temu emocjom.
3. Silosy – Praca z celami
Naczelną przyczyną powstawania silosów jest problem celów w organizacji. Mogą być niejasne, nieuwspólnione albo rozbieżne, co powoduje nasilenie procesów budowania granic między działami. Wtedy warto uruchomić systemowe działania w kierunku tworzenia i realizacji strategii organizacyjnej (nie mylić ze strategią biznesową) uwzględniającej zabiegi służące procesowi wspólnego wypracowania celów i sposobów ich osiągania. Świadoma praca z celami pozwoli ostatecznie wyłączyć problem podziałów. Pracownicy i zespoły, zmierzając w tym samym kierunku, współpracują ze sobą, wymieniają informacje, są proaktywni i usatysfakcjonowani.
Łyżka dziegciu na zakończenie
Niestety silosy w organizacji nie zawsze poddają się usunięciu. Okazuje się to szczególnie trudne, jeżeli na poziomie zarządu czy właścicieli nie ma woli, aby podjąć odpowiednie kroki. Warunkiem koniecznym do zaradzenia problemowi jest podjęcie zdecydowanych działań w kierunku jego rozwiązania. Jeżeli wiemy, co i po co robimy, to z biegiem czasu uda się odciąć źródła zasilania silosów i krok po kroku zredukować je do zera. Wsparciem dla procesu pracy z celami może być technologia Hinter, która pozwala zdiagnozować bieżącą sytuację, określić różnice między działami oraz wskazać aktywności sprzyjające współpracy.
