Decyzje podejmowane w firmach mają często charakter grupowy. Bywa jednak, że zespołowa praca ekspertów przynosi rozczarowujące efekty. Dla wyjaśnienia przyczyn takiego zjawiska Irving Janis stworzył teorię myślenia grupowego. Stała się ona uniwersalnym, jednak fałszywym alibi dla błędnych decyzji grupowych. Przyczyn złych decyzji podejmowanych zespołowo trzeba szukać gdzie indziej. Gdzie konkretnie?
Praca hybrydowa utrudnia pracę w grupach
Wymuszony pandemią Covid-19 model pracy hybrydowej spowodował, że pracownicy rzadziej pracują razem, na wspólnych przestrzeniach. Efekt takiego stanu rzeczy jest szczególnie problematyczny w Polsce, gdzie współpraca jest (mylnie) rozumiana jako proces budowania relacji społecznych. Dlatego potwierdzony na łamach Nature fakt utrudnionego procesu budowania relacji i tworzenia nowych punktów styku pomiędzy ludźmi w organizacji powoduje, że Polakom jest jeszcze trudniej współpracować. Jak w tej sytuacji radzić sobie z podejmowaniem decyzji w grupach, tak istotnych dla osiągania sukcesu w biznesie?
Co to jest współpraca?
Współpraca jest procesem społecznym, opartym na współdziałaniu ludzi, zespołów lub organizacji, w którym zbudowana jest zgodność między celami indywidualnymi, zespołowymi, działów lub całej organizacji. Kluczowe jest tu budowanie zgodności w interpretacji tego, co się dzieje wewnątrz i na zewnątrz zespołu, działu lub całej organizacji.
Źródło: „Mała książeczka o współpracy”, Victor Wekselberg, Jacek Wasilewski, 2021
Wymówka dla błędnych decyzji podejmowanych w grupie
Wyszukiwarka Google na frazę „group think” wskazała prawie 8 mln (!) wyników. Irving Janis w 1972 roku próbował wyjaśnić przyczyny podjęcia tragicznej w skutkach decyzji Amerykanów o inwazji w Zatoce Świń. Grupa ekspertów powołana i prowadzona przez Johna Kennedy’ego uznała, że wysłanie kubańskich najemników przy wsparciu amerykańskiej armii pozwoli obalić dyktaturę Fidela Castro.
Operacja była skazana na klęskę, o czym wiedziała część ekspertów zaangażowanych w proces decyzyjny. Jednak milczeli, a atak ruszył i zakończył się fiaskiem. Dlaczego podjęto tak katastrofalną w skutkach decyzję, pomimo posiadania przez poszczególnych członków grupy wystarczających do protestu informacji? Co powoduje, że kompetentni specjaliści działający w grupie podejmują decyzje niesłużące zespołowi czy organizacji?
Członkowie grupy i ich cele
Irving jest specjalistą w dziedzinie podejmowania decyzji indywidualnych, ale nie jest ekspertem od procesów grupowych. Pominął w swoim wywodzie podstawowe właściwości działania grupy (Wekselberg, Groupthink: A triple fiasco in social psychology, 1997). Zdaniem Wekselberga teoria myślenia grupowego nie ma żadnego uzasadnienia i nie może tłumaczyć błędnych decyzji podejmowanych przez grupy. Fundamentalnym etapem pominiętym przez Irvinga w analizie procesu decyzyjnego w grupie jest zbadanie celów indywidualnych w zestawieniu do celów zespołu. To cele i ich wzajemne relacje mają w głównej mierze wpływ na efekty działania grupy.
Cele indywidualne a cele grupowe
Do czego dążyli poszczególni członkowie zespołu Kennedy’ego? Czy tak naprawdę miało dla nich znaczenie ostateczne powodzenie operacji? A może w grupie znalazło się wiele osób, którym zależało na osiągnięciu innych celów? Być może wartością była koncentracja nad własną karierą, dla której mogli poświęcić kampanię? Może woleli milczeć i nie blokować decyzji o inwazji w obawie przed ryzykiem utraty obecnej pozycji zawodowej? …I nie chodzi tutaj wcale o komformizm.
Warunek dobrych decyzji grupowych
Aby decyzje podejmowane grupowo niosły wartość dla organizacji, musimy mieć pewność, że cele poszczególnych osób są zbieżne z celami grupy. Menedżer sprzedaży nie może dążyć do zapełniania spotkaniami kalendarzy sprzedawców, kiedy nie chcą tego sprzedawcy, zarzuceni pracą nad zamknięciem poprzedniego projektu. Ta sama zasada dotyczy współpracy pomiędzy zespołami w ramach organizacji. Dział marketingu nie powinien starać się dostarczać możliwie dużo zamówień, gdy celem Działu produkcji jest zmniejszanie popytu z uwagi na brak odpowiednich mocy wytwórczych.
Warunki sukcesu działania grupy
Czy dana grupa jest właściwa do podejmowania decyzji w danej sprawie? Czy cele członków zespołu są zbieżne z celami grupy? Jeżeli nie możemy określić grupy jako spełniającej to kryterium, to istnieje duże ryzyko, że efekty jej działań nie będą służyć celom organizacji, a tym samym decyzje podejmowane grupowo będą miały niską wartość. Kluczowym warunkiem sukcesu działania grupy jest zbieżność celów poszczególnych jej członków. Po spełnieniu tego warunku możemy zająć się analizą wzajemnej wiedzy i postaw. Dopiero wtedy jest możliwe osiąganie celów grupowych.
Cele, czyli temat tabu
Często w Polsce przez pojęcie „dobra współpraca” mylnie rozumie się „dobre relacje”. To jedna z przyczyn prowadzenia tak rzadko rozmów o celach organizacyjnych. Brak ich definiowania oznacza problem dla osiągania sukcesów z pracy w grupie. Dominują targety, czyli liczbowe cele biznesowe, a potrzebne do ich realizacji cele organizacyjne pozostają nieokreślone.
Przykłady celu biznesowego:
1. Zwiększyć ilość sprzedawanych produktów 3% miesiąc do miesiąca
Przykłady celów organizacyjnych:
1. Cel ogólny – poprawić jakość sprzedaży.
2. Cele szczegółowe – poprawić system sprzedaży, lepiej dobierać handlowców, polepszyć szkolenie handlowców, poprawić organizację wymiany informacji pomiędzy sprzedażą a marketingiem.
Co zrobić, by grupy podejmowały dobre decyzje?
Warunkiem podejmowania dobrych decyzji grupowych jest analiza celów grupy w zestawieniu do celów indywidualnych. Tłumaczenie błędnych decyzji teorią myślenia grupowego to tylko wymówka. Przyczyna porażki w grupowym procesie decyzyjnym leży gdzie indziej. Podstawowym warunkiem do osiągniecia sukcesu jest weryfikacja, czy cele poszczególnych członków zespołu są zbieżne z celami, dla których została powołana grupa.
Ponieważ zarówno cele grupowe, jak i indywidualne podlegają zmianom, dobrą praktyką jest nie tylko punktowy pomiar zgodności celów, ale i regularny monitoring całej organizacji. Firma jest w procesie ciągłych zmian. Zmienia się jakość koordynacji działań, relacje na wielu poziomach, komunikacja – właściwie wszystkie procesy składające się na organizację. Oferowany przez Hinter.ai systematyczny pobór informacji z organizacji i ich analiza istotnie zwiększają trafność podejmowanych w firmie decyzji.
