Wybuch pandemii Covid-19 w Chinach w końcówce 2019 roku i rozprzestrzenienie się wirusa na całym świecie w 2020 roku wymusiły zmiany w modelu działania firm. Możliwość pracy stacjonarnej została mocno ograniczona. Dzisiaj, pomimo dostępnej opcji powrotu do biura, pracownicy wolą pracować – chociaż częściowo – zdalnie. Dla organizacji nowe warunki oznaczają nowe wyzwanie. Jak więc zadbać o efektywność pracy hybrydowej?
Praca zdalna a organizacja
Kiedy pracownicy zamienili biurowe warunki pracy na własne mieszkania, okazało się, że jest dużo trudniej o dobrą współpracę. W czasach pre-covid wspólna przestrzeń wspomagała wiele procesów społecznych i biznesowych w organizacji, między innymi ułatwiała przepływ informacji. Ludzie efektywniej przekazywali sobie wiadomości nie tylko w trybie formalnym, ale również na zasadzie naturalnego, codziennego kontaktu.
Formuła pracy zdalnej oznaczała wyłączenie spotkań bezpośrednich. Zniknęły korytarzowe rozmowy, wymiana informacji przy biurku czy dyskusje podczas lunchu. Okazało się również, że praca hybrydowa – jako kompromis między pracą w biurze i poza nim – nie rozwiązała problemu. Zjawisko komunikacji asynchronicznej pozostało, a proces przepływu informacji, wymiany wiedzy i przekazywania doświadczeń mocno ucierpiał.
Problem z komunikacją, ale nie tylko
Colliers postanowił sprawdzić, na jakie problemy przełożyła się w firmach wymuszona zwiększona proporcja pracy zdalnej. Przeprowadzono badanie ankietowe wśród blisko 150 organizacji, prosząc m.in. o wskazanie wpływu pracy zdalnej na organizacje.
Negatywne skutki wskazano m.in. w obszarach:
Podtrzymywania poczucia przynależności do zespołu – 63% wskazań – Silny negatywny wpływ lub umiarkowanie negatywny wpływ
Przepływu informacji w zespołach i pomiędzy zespołami – 57% procent wskazań – Silny negatywny wpływ lub umiarkowanie negatywny wpływ
Przepływ informacji w organizacji (poziom strategiczny) – 33% wskazań – Silny negatywny wpływ lub umiarkowanie negatywny wpływ
Jednocześnie model pracy hybrydowej jest zdecydowanie dominujący – funkcjonuje aż w 89% z badanych firm. Dodatkowo z analizy raportu jasno wynika, że ta statystyka najprawdopodobniej nie może się zmienić w przewidywalnym okresie. Z zebranych ankiet wynika, że tylko 21% firm chce przejść na pracę w większym stopniu zlokalizowaną w biurze a aż 55% wskazuje, że obecny zakres pracy zdalnej jest optymalny. Jednocześnie 66% respondentów stwierdza, że ich organizacja napotyka opór podczas zachęcania pracowników do powrotu do biura.
Jeżeli działanie organizacji w modelu pracy hybrydowej to trwały trend to wyzwanie w postaci utrzymania odpowiedniej efektywności działania w nowych warunkach nabiera większego znaczenia.
Diabeł tkwi we współpracy
Nowe warunki funkcjonowania firm wymuszają zmianę podejścia całych organizacji i menedżerów do zarządzania. W warunkach pracy hybrydowej, w wyniku ograniczenia kontaktu bezpośredniego i wzrostu udziału technologii w komunikacji i współdziałaniu, szczególnie narażone są procesy społeczne (np. komunikacja), a także biznesowe (np. jakość działania procedur), a wraz z nimi współpraca.
Co to jest współpraca?
Współpraca jest procesem społecznym, opartym na współdziałaniu ludzi, zespołów lub organizacji, w którym zbudowana jest zgodność między celami indywidualnymi, zespołowymi, działów lub całej organizacji. Kluczowe jest tu budowanie zgodności w interpretacji tego, co się dzieje wewnątrz i na zewnątrz zespołu, działu lub całej organizacji.
Źródło: „Mała książeczka o współpracy”, Victor Wekselberg, Jacek Wasilewski, 2021
Mierzenie jakości współpracy jest papierkiem lakmusowym efektywności pracy hybrydowej w organizacji. Jeżeli współpraca przebiega w sposób właściwy, oznacza to, że firma dobrze sobie radzi w warunkach pracy hybrydowej. W przeciwnym wypadku ocena wypada słabo, cierpi organizacja, pracownicy wykazują brak satysfakcji i zaangażowania, a negatywny efekt odbija się w wynikach finansowych.
Z badań McKinsey wiemy, że firmy, które dbają o jakość współpracy oraz działają w oparciu o jasną strategię i cele, są bardziej odporne na różnego typu kryzysy i szoki. Wymuszone zwiększenie proporcji pracy zdalnej, a potem hybrydowej spowodowało problemy ze współpracą w organizacjach, w efekcie narażając firmy na nadzwyczajne straty, również o charakterze finansowym.
Warunki dobrej współpracy:
Relacja między celami
Cele we współpracy są najważniejsze. Celów jest wiele, na kilku poziomach i musimy je wspólnie rozumieć. Można wykazywać się zgodnością postaw, mieć wiedzę o sobie, ale bez celów społecznych, do których dążymy razem, współpracy nie będzie.
Współdziałanie
Współdziałanie ma zbliżać organizacje i grupy do osiągnięcia ich celów, ale akżę pozwala im w praktyce doskonalić swoje funkcjonowanie. Dzięki współdziałaniu uzgadnia się cele organizacyjne, grupowe, indywidualne.
Wiedza wzajemna i zgodność postaw
Wiedza wzajemna członków grupy jest potrzebna do sprawnej współpracy z praktycznego powodu. Jeżeli nie znamy kompetencji, nawyków lub odporności na stres ludzi, z którymi pracujemy, nie będzie możliwy optymalny podział zadań.
Źródło: „Mała książeczka o współpracy”, Victor Wekselberg, Jacek Wasilewski, 2021
Jak zwiększać efektywność pracy hybrydowej w organizacji?
Niewłaściwe decyzje w zakresie zarządzania pracą hybrydową w organizacji mają ostatecznie wpływ na poziom współpracy. Z kolei zła współpraca może przejawiać się na wielu polach składających się na procesy biznesowe i społeczne. Najlepszym sposobem na poprawę efektywności pracy hybrydowej jest monitoring jakości współpracy i identyfikacja czynników mających w danej firmie, w danych okolicznościach, w danym czasie wpływ na jakość współpracy.
Kiedy wiemy, co ma faktyczny wpływ na poziom współpracy w danej organizacji, to poprawiając ten element, zwiększymy efektywność pracy hybrydowej.
Jak (nie) mierzyć poziom współpracy?
Zadanie pracownikom pytania w ankiecie o indywidualną ocenę jakości współpracy nie jest właściwym sposobem na wyciągnięcie wniosków dla organizacji. Łamie fundamentalne zasady tworzenia narzędzi ankietowych i prowadzi do nieuprawnionych wniosków. Ocena jakości współpracy może odbywać się poprzez mierzenie związku między tym, jak pracownicy postrzegają elementy funkcjonowania organizacji i jak oceniają efektywność organizacji i jakość współpracy.
Mierzeniu współpracy służy jeden z modułów badawczych dostępnych w ramach systemu Hinter.ai. Narzędzie dostarczy nie tylko informacji diagnostycznych (jaki jest poziom współpracy w organizacji i jej poszczególnych częściach), ale podpowie, co dokładnie robić, aby zwiększyć jej poziom. Dodatkowo system dokona oceny tego, co się może wydarzyć z jakością współpracy po wykonaniu sugerowanych kroków.
Systematyczny monitoring jakości współpracy pozwoli efektywnie reagować na zmieniającą się sytuację. Z kolei dobry poziom współpracy daje organizacji wewnętrzną siłę do przetrwania najgorszych szoków, takich jak choćby pandemia Covid-19.
